I en vidensøkonomi er kommunikation nok det vigtigste element. Det vil skabe problemer i mange virksomheder, hvis kommunikationen internt ikke er god. Både den personlige, men så sandelig også den digitale kommunikation skal være i orden. Ellers kommer der gnidninger, og det kan skabe alvorlige problemer, der kan blive årsag til, at arbejdsprocessen forsinkes. Det kan i næste omgang blive til direkte tab for en virksomhed, hvis arbejdsprocessen ikke sker effektivt. For at kommunikationen kan være god, er der mange forskellige måder at sikre den på.
Adgang til information
Et af de vigtigste elementer at sikre er dog, at alle medarbejderne har adgang til de informationer, de har brug for, når de udfører deres arbejde. Vi ved alle, at det kan være irriterende at blive afbrudt i sit arbejde, når der kommer en og spørger efter specielle oplysninger. Omvendt kan det også være irriterende ikke at kunne komme videre med arbejdet, fordi den du har henvendt dig til, ikke har svaret dig endnu.
Adgang til information og viden er derfor nødvendig. Derfor er der mange virksomheder, som vælger at etablere et Microsoft 365 intranet. Det er et internt netværk i virksomheden, hvor medarbejdere kan finde alle de oplysninger, de har brug for. De kan kommunikere med hinanden via forskellige platforme – fx via Teams – og ja, ofte er det også via Microsoft 365 intranettet, at de får nyheder om, hvad der sker i virksomheden fra. Intranettet sikrer også, at alle brugerne i virksomheden har den samme oplevelse, når de benytter de forskellige applikationer. Det hjælper selvfølgelig på den interne forståelse af, hvordan en specifik applikation bruges.
Office 365 kurser er effektive
Og ja, er der en ny medarbejder i virksomheden, som ikke kender en specifik applikation, så kan det være en fordel for virksomheden, at den nye medarbejder får et lynhurtigt Microsoft 365 kursus her i, hvordan netop den applikation bruges. Måske ved at sidde fysisk ved siden af en erfaren medarbejder, som han eller hun kan kigge over skulderen.
Enhver virksomhed kan faktisk selv bygge sit eget Microsoft 365 intranet ved at holde sig til de kendte komponenter, som Microsoft 365 indeholder. Det er ikke svært – og det sikrer, at den interne kommunikation mellem medarbejderne sker gnidningsløst, fordi der vil ikke være nogen medarbejdere, som ikke får opdateringerne til tiden. Det er jo aldrig godt, hvis en medarbejder arbejder i en meget gammel version af en applikation og måske sender det til en kollega, der har en nyere version af den samme applikation. Det kan skabe problemer. (Og ja, der findes virksomheder, der endnu ikke har et velfungerende Microsoft 365 intranet, og hvor nogle medarbejdere stadig arbejder med en version af fx Word, som er fra 2004. Det giver problemer for dem.) Det lærte jeg faktisk på et andet kursus omtalt her.
Særlige applikationer
Måske er der behov for, at særlige applikationer kobles på intranettet i din virksomhed. I sådan et tilfælde bør du selvfølgelig henvende dig til eksperter, der har erfaring med at bygge velfungerende intranet op. De vil kunne rådgive om, hvilke applikationer der kan anvendes – og måske er der allerede en komponent i Microsoft 365, som I kan bruge i stedet for.